Nos han consultado, cuál es la responsabilidad tributaria de los administradores de las sociedes comerciales, teniendo en cuenta que son estas, las que tiene la obligación tributaria de presentar la declaración y pagar el impuesto respectivo.

Sea lo primero señalar que, para la ley colombiana, los administradores son: el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de la Juntas Directivas o Consejos Directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detecten dichas funciones (artículo 22 de la Ley 222 de 1995)

Así mismo, debemos resaltar que las sociedades comerciales cuando son sujetos pasivos de algún tributo, tienen la obligación sustancial de pagar el impuesto a cargo y una serie de deberes formales tales como: inscribirse en el Registro Único Tributaria, llevar contabilidad, suministrar información, presentar declaraciones tributarias, entre otros.

En consecuencia, de conformidad con el artícuo 572 del Estatuto Tributario, los gerentes, administradores y en general los representantes legales, deberán cumplir con los deberes formales de las personas jurídicas y sociedades de hecho.

Es importante señalar que, la responsabilidad por parte de los administradores puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de impuestos y aduanas correspondiente

Pues bien, el artículo 798 del Estatuto Tributario, señala que los obligados al cumplimiento de los deberes formales de terceros responderán subsidiariamente cuando omitan cumplir tales deberes, por las consecuencias que se deriven de su omisión.

Como consecuencia de la responsabilidad subsidiaria, los administradores, tienen derecho a que se persiga previamente al sujeto pasivo titular de las obligaciones, es decir, a la sociedad.

De esta forma, los administradores deberán responder de manera subsidiaria cuando incumplan con los deberes formales de las personas jurídicas, en los siguientes casos:

  • En la presentación de Declaraciones Tributarias.

Los administradores que tengan el deber de presentar declaraciones tributarias de las sociedads comerciales que representan, responden de manera subsidiaria por las sanciones impuestas por la autoridad tributaria, por la no presentación de ellas dentro de las fechas estipuladas por el Gobierno nacional, departamental o municipal, según el impuesto de que se trate, o por las sanciones por su presentación de manera extemporánea.

  • En el suministros de información y expedición de facturas.

Los administradores que no suministren información tributaria o pruebas y no expidan facturas o lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos legales, responderán de manera subsidiaria con la sociedad por las sanciones impuestas por la autoridad tributaria.

  • En la conservación de los libros de contabilidad.

Los administradores son responsables cuando no se llevan o no se registran los libros de contabilidad, si hubiere obligación de ello; también por no exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigen y cuando se lleva doble contabilidad.

En este caso, será necesario un proceso tributario y un acto administrativo diferente al de determinación de los tributos a cargo del contribuyente, ya que este tipo de responsabilidad depende generalmente de presupuestos legales diferentes de los que integran el hecho gravado.

De otro lado, de conformidad con el artículo 847 del Estatuto Tributario, los administradores serán solidariamente responsables por la obligaciones insolutas de la sociedad en estado de disolución, cuando (i) hayan omitido notificar a la administración tributaria, que la sociedad ha iniciado proceso de disolución y (ii) cuando el pago de las deudas se realiza sin respetar la prelación de los créditos fiscales.

Así mismo, habrá solidaridad de los administradores, cuando se utilicen documentos falsos o mediante fraude, se obtenga una devolución y/o compensación. En este caso, el representante legal que haya firmado la declaración tributaria en la cual se liquide o compense el saldo improcedente será solidariamente responsable de la sanción por improcedencia de la devolución y/o compensación.

En este orden de ideas y con el fin de evitar que los administradores sean responsables de las sanciones por el incumplimiento de los deberes tributarios de la sociedad, recomendamos que los administradores, tengan conocimiento y conciencia del cumplimiento de las obligaciones tributarias de la sociedad.

Las opiniones son responsabilidad de los socios de Araque Asociados Consultores Tributarios SAS. Nos basamos en el entendimiento de las normas vigentes y en el conocimiento del derecho tributario, y puede no ser compartido por las autoridades tributarias. Consulte www.araqueasociados.com. Preguntas: [email protected] Atención personalizada: Carrera 5 No. 14-32 oficina 7 Pasaje de la Quinta, teléfonos: 866 79 16 y 321 452 3315.

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